Valtuustokausi vaihtuu – olisiko nyt aika siirtyä paperittomaan työskentelyyn?

Yleinen

Monessa kunnassa siirryttiin parhaillaan loppumaisillaan olevan valtuustokauden alussa tai sen aikana vaiheittain digitaaliseen työskentelyyn. Keväällä 2017 on taas kunnallisvaalien aika. Osa valtuutetuista jatkaa uudelleen valittuina, osa jää pois ja uusia tulee tilalle. Viimeistään nyt olisikin hyvä hetki miettiä uusia tapoja järjestää kokouksia. Ohessa listaan seitsemän asiaa, jotka kannattaa huomioida.

 

Digiloikkako?

Digiloikka on käsite, jota mielestäni ei ole olemassakaan. Digiloikka pitäisikin käsitteenä unohtaa ja miettiä mitä tarkoittaa kokonaisuus, jota tavoitellaan. Tarvitaan hyvä suunnitelma ja sitoutuminen; näiden avulla mahdollistuu määrätietoinen eteneminen kohti onnistunutta digitoteutusta.

Hyvin onnistuneeseen projektiin ei myöskään valitettavasti ole oikotietä. Projekti on syytä suunnitella huolellisesti etukäteen ja miettiä, mitä kaikkea pitäisi ottaa huomioon. Suuret suuntaviivat ovat ilman muuta tärkeitä, mutta ne pieniltä vaikuttavat asiat voivat lopulta olla onnistuneen projektin tärkeitä avaimia. Ilona on ollut mukana suunnittelemassa ja toteuttamassa yhdessä asiakkaiden kanssa lukuisia hyvin onnistuneita projekteja. Viimeisen neljän vuoden aikana on myös toki opittu virheistä ja todettu miten asioita ei ole hyvä tehdä.

Kunnissa on toki saatettu jo pidemmänkin aikaa käyttää kannettavia koneita valtuustotyöskentelyssä. Kokemusten perusteella kaikki eivät kuitenkaan ole välttämättä tulleet niiden kanssa toimeen aivan helpolla. Keskitynkin nyt enemmän tällä kertaa tablettimaailmaan ja sen tuomiin mahdollisuuksiin.

Tablettityöskentely on konseptina edelleen suhteellisen tuoretta. Alla olenkin listannut seitsemän hyväksi havaittua ”best practices” -käytännettä, joita suosittelisin huomioimaan hankintoja suunnitellessa.

1. Taustajärjestelmä - miten kokousmateriaali jaellaan

Yksi ensimmäisistä asioista on miettiä materiaalien jakelu. Moderni jakelujärjestelmä ei ota kantaa siihen millä materiaaleja haetaan. Tärkeintä on helppokäyttöisyys ja järjestelmän luotettavuus: miten tietotekniikkaan tottumatonkin käyttäjä saa materiaalit käyttöönsä mahdollisimman helposti.

2. Laitealusta

Seuraavaksi tulisi miettiä mitä laitteita käytetään varsinaiseen työskentelyyn. Laitevalinnassa ei tulisi tuijottaa pelkästään hintaa, vaan pitäisi pohtia myös kokonaisuutta; mikä laite on kokonaisuudessaan edullisin seuraavan neljän vuoden aikana. Edellisen valtuustokauden kokemuksina olemme huomanneet, että laadukas kannettava tietokone tai iPad tabletti ovat kestäneet hyvinkin koko valtuustokauden ajan. Lisäksi laitealustaa valittaessa tulisi kiinnittää huomiota laitteiden hallittavuuteen, ohjelmistojen jakeluun ja itse laitteen helppokäyttöisyyteen. Laitetta pitäisi olla niin miellyttävä käyttää, että sitä käytettäisiin myös varsinaisen vastuutyön ohella muihinkin asioihin.

3. Laitehallinta

Laitealusta ja laitehallinta kulkevat käsi kädessä. Laitealusta määrittelee mitä työkaluja on käytössä ja mitä laitteelle voidaan tehdä. Yhtään laitetta ei kuitenkaan pitäisi luovuttaa käyttöön ilman jonkinlaista hallintaa. Tärkeimpinä asioina ehdottomasti se, että laite voidaan tarvittaessa etänä tyhjentää ja siihen voidaan pakottaa tietoturva-asetuksia.

4. Käyttäjien tunnistaminen - Active Directory (AD)

Sekä taustajärjestelmän että myös laitehallinnan kannalta olisi hyvä tehdä valtuutetuille myös AD-tunnukset. Näin saadaan helposti toteutettua Single Sign-On kirjautuminen erilaisiin palveluihin ja tarvittaessa yhden tunnuksen kuolettamalla saadaan kaikki palvelut suljettua. Valtuutettujen ei näin myöskään tarvitse muistella lukuisia eri salasanoja, vaan kaikkialle kirjaudutaan samalla tunnuksella ja salasanalla.

5. Sähköposti - myös imagokysymys

Monessa kunnassa suhtaudutaan nuivasti ajatukseen, että kunnallisvaltuutetut saisivat kunnan sähköpostin käyttöönsä. Kieltämättä tämä lisää kustannuksia jonkin verran, mutta asiaa olisi hyvä pohtia vielä tarkemmin kokonaisuutta ajatellen. Valtuutetut käyttäisivät valtuustoasioissa kunnan sähköpostia, eivät omia työsähköpostejaan - tai pahimmassa tapauksessa koko perheen yhteistä jaettua @jotain.com -sähköpostia. Näitäkin koko perheen yhteisiä sähköpostiosoitteita olemme valitettavasti nähneet. Lisäksi sähköposteissa on hallinnallinen näkökulma: laitehallinnan avulla sähköpostitilit voidaan laittaa laitteisiin hallittuina tileinä, mikä taas helpottaa IT-hallinnon työtä merkittävästi.

6. IT-hallinnon sitoutuminen

Kun päätös siirtymisestä digitaaliseen kokoustamiseen on tehty, on hyvä ottaa mukaan IT-osasto ja varsinaiset tekijät. Vaikka osa palveluista voidaankin ulkoistaa, niin tästä huolimatta talon sisältä tarvitaan osaamista ja reipasta palvelualttiutta. Valtuutetut päättävät loppukädessä myös IT-osaston henkilöstöbudjetista.

7. Loppukäyttäjien kouluttaminen

Jos kaikista hyviksi havaituista ”best practices” -käytänteistä pitäisi valita vain yksi, keskittyisin itse käyttäjien kouluttamiseen. Kunnollinen perehdytys sekä laitteen että taustajärjestelmän käyttöön on ensiarvoisen tärkeää. Kun loppukäyttäjille muodostuu positiivinen käsitys laitteesta ja apua on saatavilla heti alussa, motivoi se myös laitteen ja prosessin omatoimiseen opiskeluun. Näin puolestaan helpdeskiä tullaan rasittamaan vähemmän.

 Anna meidän auttaa!

Ota meihin yhteyttä! Voimme varmasti olla avuksi siirtymässänne digitaaliseen kokoustamiseen. Olemme toteuttaneet Suomessa lukuisia projekteja aina suunnittelusta koulutukseen.


Andrei Kolmakow

Technical Manager
+358 45 129 4657
andrei [at] ilonait.fi

 

Nämä saattavat kiinnostaa

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *