Ilona IT Oy tietosuojaseloste

Markkinointi- ja asiakaskontaktit

Henkilöstö

Yleistä

Ihmiset arvostavat yksityisyyttään ja mekin olemme sitoutuneita suojaamaan asiakkaidemme ja henkilöstömme yksityisyyttä. Vaikka myymme tuotteita ja palveluja pääosin yritysasiakkaille, edellyttää liiketoimintamme harjoittaminen henkilötietojen keräämistä ja käsittelyä.

Ilona IT Oy käsittelee henkilöstöönsä ja asiakkaisiinsa, mukaan lukien potentiaaliset ja entiset asiakkaat, liittyvää henkilötietoa tämän tietosuojaselosteen ja sovellettavan lainsäädännön mukaisesti, joten pyydämme sinua lukemaan tämän tietosuojaselosteen huolellisesti. Saatamme myös tehdä päivityksiä tähän tietosuojaselosteeseen toimintamme kehittyessä tai lainsäädännön muuttuessa, joten pyydämme sinua palaamaan tähän tietosuojaselosteeseen aika ajoin.

Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjänä suhteessa tässä tietosuojaselosteessa kuvattuun henkilötietojen käsittelyyn on Ilona IT Oy (jäljempänä myös “Ilona IT” tai “me”):

Ilona IT Oy
Y-tunnus: 2319462-9
Energiakuja 3
00180 Helsinki
email: privacy@ilonait.fi
Puh: 0207 191 510

Mihin tarkoitukseen henkilötietoja kerätään ja millä perustein niitä käsitellään?

Keräämme, säilytämme ja käsittelemme asiakkaita koskevia henkilötietoja ennalta määriteltyihin tarkoituksiin. Varmistamme myös, että meillä on aina vähintään yksi lainmukainen käsittelyperuste olemassa. Pääasiallisia käyttötarkoituksia ja käsittelyperusteita ovat:

Tuotteidemme ja palveluidemme tarjoaminen ja toimittaminen. Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja sopimusvelvoitteiden täyttämiseen ja tuotteiden ja palveluiden toimittamiseen liittyen. Tämän osalta lainmukainen henkilötietojen käsittelyperuste on sopimuksen täyttäminen ja valmistelu sekä oikeutettu etumme.

Markkinointi ja asiakasviestintä.Toteutamme mm. suoramarkkinointia sähköpostitse ja etsimme uusia potentiaalisia asiakkaita, joten yritysten yhteyshenkilötietoja käsitellään myös markkinointi- ja viestintätarkoituksiin. Tämän osalta lainmukainen henkilötietojen käsittelyperuste on oikeutettu etumme. Henkilöllä on kuitenkin milloin tahansa oikeus kieltää suoramarkkinointi. On myös mahdollista, että tiettyjä suoramarkkinointiviestejä lähetämme vain, mikäli henkilö on antanut tähän suostumuksen. Tämä koskee erityisesti suoramarkkinointia kuluttajille.

Laskutus, perintä, reklamaatioiden ja asiakaspalautteen hallinta. Asiakassuhteen aikana käsittelemme henkilötietoja laskutusta, perintää, reklamaatioita ja asiakaspalautteen hallintaa varten. Toteutamme usein myös palautekyselyitä verkkopohjaisilla työkaluilla tuotteiden tai palveluiden toimittamisen jälkeen. Tämän osalta lainmukainen henkilötietojen käsittelyperuste on sopimuksen täyttäminen ja osin oikeutettu etumme.

Liiketoimintamme kehittäminen. Saatamme myös käsitellä henkilötietoja oppimis- ja koulutusteknologioihin liittyvien tuotteiden ja palveluiden kehittämiseksi. Tämän osalta lainmukainen henkilötietojen käsittelyperuste on oikeutettu etumme.

Oikeudellisten velvoitteiden täyttäminen.Saatamme käsitellä henkilötietoja myös oikeudellisten velvoitteiden täyttämiseksi (mm. kirjanpito, verotus, työsopimuslaki).

Henkilöstöhallinto.Henkilöstöön liittyviä henkilötietoja kerätään ja käsitellään pääasiassa henkilöstöhallinnollisiin tarkoituksiin, kuten työsopimusvelvoitteiden täyttämiseen, palkanmaksuun ja muihin työsuhteesta johtuvien oikeuksien ja velvoitteiden täyttämiseen sekä työsuhteisiin liittyvien lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseen liittyen. Tämän osalta henkilötietojen lainmukainen käsittelyperuste on sopimuksen täyttäminen sekä työsuhteeseen liittyvien lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen.

Mitä henkilötietoja kerätään ja mistä lähteistä?

Keräämme ja käsittelemme käytännössä vain asiakkaidemme yhteyshenkilöihin ja henkilöstöön liittyviä henkilötietoja.

Keräämme asiakkaisiimmeliittyviä henkilötietoja pääasiassa asiakkaalta itseltään. Saatamme toisinaan ostaa tai vuokrata suoramarkkinointia varten markkinointirekistereitä näitä tarjoavilta yrityksiltä. Asiakassuhteen aikana syntyy ja kerätään myös tietoa, mutta nämä koskevat pääasiassa yritystä, ei henkilöitä.

Tyypillisesti saatamme saada suoraan asiakkaalta seuraavia tietoja:

  • Yrityksen nimi
  • Henkilön nimi
  • Sähköpostiosoite
  • Puhelin
  • Yrityksen osoite ja y-tunnus
  • Tilaustiedot ja -historia
  • Verkkomaksuosoite
  • Ammattinimike
  • Koulutusilmoittautumiset ja koulutuksiin liittyvät kyselytiedot
  • Yksityishenkilöasiakkaat: nimi, sähköpostiosoite, osoite, puhelin
  • Markkinoinnin suostumukset / kiellot

Vastaavanlaisia tietoja voimme saada myös palveluntarjoajilta, jotka myyvät tai vuokraavat meille suoramarkkinointirekistereitä tai tarjoavat palveluita uusien asiakkaiden hankintaan ja etsimiseen. Lisäksi vastaavia tietoja voidaan saada tapahtumien ja messujen yhteydessä tai muista verkko- tai julkisista lähteistä, joista etsimme sopivia asiakkaita. Käytämme myös ulkopuolista palveluntarjoajaa sähköpostimarkkinoinnin toteuttamiseksi, joka käsittelee ja ylläpitää sähköpostimarkkinointirekisteriämme ja siihen liittyviä markkinointikieltoja.

Henkilöstöön liittyen saamme henkilötietoja pääasiassa henkilöltä itseltään. Saatamme myös käsitellä henkilöstön osalta tietoja, jotka muutoin syntyvät työsuhteen aikana. Työnhakijoihin liittyviä henkilötietoja saamme henkilöltä itseltään tai hänen suostumuksella muilta.

Keräämme ja käsittelemme henkilöstöön liittyen pääasiassa seuraavia tietoja:

  • nimi
  • verotusta varten tarvittavat tiedot
  • henkilötunnus
  • palkanmaksuun tarvittavat tiedot
  • yhteystiedot
  • ay-jäsenmaksutiedot
  • terveystiedot työsuhteeseen liittyvien oikeuksien ja velvoitteiden täyttämiseksi

Ketkä käsittelevät tietojani ja luovutetaanko niitä muille?

Pääsääntöisesti asiakastietoja käsittelee yrityksemme henkilöstöön kuuluvat henkilöt tehtäviään suorittaessaan.

Saatamme myös ulkoistaa jotain henkilötietojen käsittelyä, kuten henkilötietojen tallennukseen ja käsittelyyn käytetyt tietojärjestelmät (pilvitallennuspalvelut), sillä henkilötiedot kuten muutkin tiedot, säilytetään lähes yksinomaan sähköisessä muodossa.

Käytämme alihankkijoita verkkosivuston ja -kaupan ylläpidossa, pilvitallennuspalveluissa, taloushallinnossa, uusasiakashankinnassa, palautekyselyiden toteuttamisessa ja sähköpostimarkkinoinnissa. Moni näistä on verkkopohjainen palvelu. Huolehdimme tällaisia alihankkijoita käytettäessä sopimuksin siitä, että henkilötietojen luottamuksellisuus säilyy ja tietoja käsitellään myös muutoin lainmukaisesti ja vain meidän hyväksemme.

Muutoin saatamme luovuttaa tietoja myös lain tai toimivaltaisen viranomaisen sitä edellyttäessä. Saatamme myös luovuttaa tietojasi, mikäli olisimme osallisena yritys- tai liiketoimintakaupassa.

Luovutetaanko tietoja EU:n ulkopuolelle?

Henkilötietojasi ei pääsääntöisesti luovuteta EU:n ulkopuolelle, mutta koska tietoja tallennetaan ensisijaisesti sähköisessä muodossa ja käytämme verkkopohjaisia palveluja henkilötiedon käsittelyyn, saattavat jotkut palveluntarjoajat sijaita EU:n ulkopuolisissa maissa. Eli on todennäköistä, että joltain osin tietoja siirretään EU:n ulkopuolelle. Tässä tapauksessa varmistamme, että tietojensiirto tapahtuu lain edellyttämiä riittäviä suojakeinoja hyödyntäen. Ensisijaisina vaihtoehtoina on siirto EU:n komission hyväksymän riittävän tietosuojan maahan, tietojen siirto EU-US Privacy Shield -sertifioidulle siirronsaajalle taikka EU:n mallilausekkeiden käyttäminen.

Kauanko henkilötietojani säilytetään?

Emme säilytä henkilötietojasi pidempään kuin on tarpeellista niiden käyttötarkoitukselle tai kuin sopimus tai laki vaatii. Henkilötietojen säilytysajat voivat kuitenkin vaihdella käyttötarkoituksesta ja tilanteesta riippuen. Henkilötiedot voidaan myös poistaa siinä tilanteessa, kun henkilö peruuttaa suostumuksensa tai pyytää tietojensa poistoa (eikä meillä ole muuta lainmukaista käsittelyperustetta), sopimussuhde päättyy (eikä ole muuta käsittelyperustetta) taikka kun tieto on vanhentunutta taikka virheellistä. Sovellettava laki kuitenkin saattaa edellyttää tiedon pitkäaikaistakin säilyttämistä (esim. kirjanpito- ja verolait, työsopimuslaki). Saatamme tarvittaessa myös päivittää tietoja.

Miten henkilötiedot on suojattu?

Henkilötietoja säilytetään lähes yksinomaan sähköisessä muodossa ja tiedot on suojattu alan yleisten standardien mukaisesti. Pääsy henkilötietoihin on rajattu käyttöoikeuksin. Käsittelemme tietoja luottamuksellisina emmekä luovuta niitä yleisesti emmekä myy tai vuokraa tietoja markkinointitarkoituksiin. Toimitilamme ovat myös hyvin suojatut ja lukitut.

Tietojen antamisen pakollisuus ja antamatta jättämisen seuraukset?

Monelta osin henkilötietojen antaminen on vapaaehtoista. Henkilötietojen antaminen ja käsittely on pääasiassa pakollista vain siltä osin, että pystymme varmistamaan että yritysasiakkaidemme puolesta sopimuksia solmivat henkilöt ovat siihen toimivaltaisia ja -kelpoisia. Sopimuksia yritysten puolesta tekevät kuitenkin aina ihmiset. Työsuhteessa tarvitsemme myös henkilötietoja siltä osin, että voimme täyttää työsopimusten täyttämiseen ja lakiin liittyvät velvoitteemme. Yksityishenkilöiltä kysymme erikseen suostumusta suoramarkkinointikirjeiden lähettämiselle.

Käytetäänkö verkkosivulla evästeitä ja mitä ne ovat?

Käytämme evästeitä verkkosivuillamme, jotta voisimme tarjota parhaan mahdollisen käyttäjäkokemuksen sivuston kävijälle. Evästeet ovat lyhyitä tekstitiedostoja, jotka verkkopalvelin tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet antavat meille tietoa siitä, miten käyttäjät käyttävät verkkosivustoamme. Saatamme hyödyntää evästeitä palveluidemme ja verkkosivustomme kehittämiseksi, verkkosivuston käytön analysoimiseksi, sekä markkinoinnin kohdentamiseksi ja optimoimiseksi. Verkkosivuston käyttäjä voi antaa suostumuksensa tai kieltää evästeiden käytön verkkoselaimensa asetuksista. Useimmat verkkoselaimet sallivat evästeet automaattisesti. Huomaathan, että evästeiden estäminen saattaa rajoittaa verkkosivustomme toimivuutta.

Millaisia oikeuksia minulla on?

Suostumuksen peruuttaminen

Mikäli käsittelemme tietojasi suostumuksesi perusteella, voit milloin tahansa peruuttaa suostumuksen ilmoittamalla siitä meille, esimerkiksi lähettämällä sähköpostia osoitteeseen privacy@ilonait.fi

Pääsy tietoihin

Sinulla on oikeus saada meiltä vahvistus siitä, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja sekä saada tietää mitä sinua koskevia henkilötietoja käsittelemme. Lisäksi sinulla on oikeus saada täydentäviä tietoja henkilötietojesi käsittelyn perusteista.

Oikeus saada virheet korjatuksi

Sinulla on oikeus pyytää, että korjaamme sinua koskevat virheelliset tai vanhentuneet taikka muuten puutteelliset henkilötiedot.

Oikeus kieltää suoramarkkinointi

Voit kieltää henkilötietojesi käsittelyn suoramarkkinointitarkoituksia varten lähettämällä sähköpostia osoitteeseen privacy@ilonait.fi

Oikeus vastustaa käsittelyä

Mikäli käsittelemme henkilötietojasi yleisen edun taikka oikeutetun etumme perusteella, sinulla on oikeus vastustaa sinua koskevien henkilötietojen käsittelyä siltä osin, kuin käsittelylle ei ole olemassa sellaista huomattavaa syytä, joka syrjäyttäisi sinun oikeutesi taikka käsittely ei ole tarpeen oikeudellisen vaateen hoitamiseksi. Huomaathan, että tässä tilanteessa emme todennäköisesti pysty palvelemaan enää sinua.

Oikeus rajoittaa käsittelyä

Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus vaatia, että rajoitamme henkilötietojesi käsittelyä.

Oikeus saada tiedot siirretyksi

Mikäli olemme käsitelleet tietojasi suostumuksesi perusteella tai sopimuksen täyttämiseksi, sinulla on oikeus saada meille sähköisesti toimittamasi tiedot yleisesti käytetyssä muodossa, jotta tiedot voitaisiin siirtää toiselle palveluntarjoajalle.

Miten voin toteuttaa oikeuteni?

Voit toteuttaa edellä kuvatut oikeutesi ottamalla meihin yhteyttä esimerkiksi lähettämällä sähköpostia osoitteeseen privacy@ilonait.fi tai kirjallisesti alla mainittuun yrityksemme osoitteeseen. Pyydämme sinua samalla esittämään todisteen henkilöllisyydestäsi, kuten omakätisesti allekirjoitetun tarkastuspyynnön taikka henkilötodistuskopion, mutta tällöin sinun tulisi peittää henkilötunnus ja muut sellaiset tiedot, joita emme tarvitse henkilöllisyytesi todentamiseen. Mikäli katsot, että henkilötietojesi käsittely ei ole lainmukaista, voit myös tehdä valituksen toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutettu).

Voidaanko tätä tietosuojaselostetta päivittää?

Saatamme tehdä päivityksiä tähän tietosuojaselosteeseen toimintamme taikka tietosuojaperiaatteidemme muuttuessa. Päivitykset voivat tulla ajankohtaisiksi myös lainsäädännön muuttuessa. Muutokset tulevat voimaan, kun olemme julkaisseet päivitetyn tietosuojaselosteen. Pyydämmekin sinua siitä syystä tutustumaan tämän tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisin väliajoin.

Mihin voin ottaa yhteyttä tietosuoja-asioissa?

Yhteystiedot:
Ilona IT Oy
Energiakuja 3
00180 Helsinki
email: privacy@ilonait.fi
Puh: 0207 191 510

Tietosuoja-asioita meillä hoitavat Andrei Kolmakow asiakas- ja markkinointirekisteriin liittyvissä asioissa sekä Christian Alopaeus henkilöstöasioissa.